扫码进入“定见未来”
扫码进入“不走眼人才测评系统”

张诗信:员工“碎片化工作”正在瓦解企业管理的“千里之堤”

时间:2020-04-18

作者:张诗信(EVAP中国研究院院长、上海奇榕咨询公司创始人)


我的老朋友郑旭先生(华创互动教育研究院院长)前不久写过一篇文章,题目叫《员工的“碎片化”工作,对企业来说是致命的》。

郑院长的文章中有这样一段话:

碎片化时代的基本特征是“信息碎片化”,“信息碎片化”会导致“思维碎片化”,“思维碎片化”会导致“行为碎片化”;当员工的工作行为呈现出碎片化特征时,给企业带来了非常大的挑战。

它的表现在于,员工看起来很忙,刚要处理一件公务,很快新信息到来,又开始处理下一件事情;第二件事情还刚开始,新信息到来,又被迫放下开始处理另一件事情。员工在解决问题的时候,开始缺乏耐心,总希望投入少、见效快,并且容易情绪化,缺乏系统思维,很难拿出有深度思考的解决方案。

另一个表现就是犯过的错误,会一犯再犯。员工越来越不靠谱,很多事情必须要靠企业家亲力亲为,这样公司就非常难发展,因为企业家几乎所有的精力都用来帮员工弥补短板了。

读过郑院长的文章后,我感慨良多,认为这不是一个小问题:值得高度关注,应该花时间研拟对策。于是,我决定撰写本文。


一、员工“碎片化工作”的现象及危害


我们可以这样来理解员工“碎片化工作”的现象及其危害性——

在开始一天的工作之前,脑子里便已经塞满了大量的各种各样的碎片化信息:既有来自个人/家庭生活相关的问题,更有来自微信朋友圈、公众号、视频网站、新闻媒体的纷繁庞杂的信息,还有脑子里随时跳出来的想法、倾向和欲望……

在一天的工作过程中,不仅脑子里各种各样杂乱的信息还在翻江倒海,而且随时要被动地接收来自手机端的各种各样的新信息,甚至每过一会儿,还会本能地担心漏掉某一“重要信息”而去主动看手机……

上述现象已经司空见惯、习以为常,甚至不愿意看到员工“碎片化工作”的老板,他自己的工作时间事实上也被无限的碎片化信息撕成了碎片。因而,员工“碎片化工作”的危害性被大大地低估了。

我们可以这样想象一下“碎片化工作”的危害性——

一位平面设计师,如果在工作之前没有被碎片化信息所干扰,他一旦进入工作岗位,便会很快进入工作状态,甚至很有可能在还没有工作时,便已经储备好了某种创意;而在被碎片化信息干扰后,他可能需要在开启工作模式之后,花不老少的时间才能把精力集中到工作上;而在工作过程中,他无论是被动地接收碎片化信息,还是主动地查看碎片化信息,都意味着他要反复经历“退出工作状态→进入工作状态→再退出工作状态→再进入工作状态”的过程,这必然意味着其工作效率和质量会相应降低。

如果你还不能想象出这种工作状态对工作效率和质量的损害,那么你可以想象一下连续作业的生产线,被一次又一次地停下来再重启,对生产效率和质量意味着什么?

员工“碎片化工作”不只是在影响其自身的工作效率和质量,更重要的是,当更多的员工持续地“碎片化工作”时,企业整体的运营效能将持续降低,甚至生存和发展都将受到潜在威胁。

不仅如此,员工“碎片化工作”已经严重地影响到了员工自身的思维和行为习惯,导致了员工的思维能力和创造能力降低,并正在极大地阻障着员工思维能力和创造能力的发展,如不加以扭转,将对员工自身未来的职业发展十分有害。


二、员工“碎片化工作”对管理的挑战


前些年我经常讲到一个观点:在企业管理过程中,一些“明摆着的问题”是能够轻易被看到和解决的,而一些“不起眼的小问题”则往往具有更大的危害性,因为它容易被忽视。

我常常这样打比方来说明这一观点——

你开着车子行驶在马路上,如果有人在马路上挖了一条沟或一个坑,或者用一块大石头把马路给堵住了,你一眼就能看出,并且你多半会停下车来解决问题后继续前行。而在企业管理过程中,有些个问题不是大沟、大坑或大石头,而是无以数计的小沟、小坑、小石子;在这种情况下,你大概率不会停车解决问题,而是会不得已地放慢速度、小心翼翼继续往前开。因此,你的行进速度会因为那些个小沟、小坑、小石子而变得非常慢;而如果你是一个急性子,猛踩油门强行快速前进,那么对不起,你很有可能会搞出意想不到的大麻烦来。

员工“碎片化工作”的思维和行为,正如马路上的小沟、小坑、小石子,如果你没有有效的策略予以应对,它便会一点一点地侵蚀掉企业的许多重要的东西,这正所谓“千里之堤,毁于蚁穴”。

提到这一点,就不得不谈到企业的管理习惯了。绝大多数企业已经习惯了以月为周期来管理员工的工作结果。比如,这个月销售人员要实现多少销售额,研发人员要把某一新产品/技术开发到什么程度,HR人员要做完哪几件事情,财务人员要提交哪些报表,等等。问题在于,这种粗放的管理方式,在员工“碎片化工作”十分普遍的当下,正在面临着严峻的挑战。

我们可以这样来理解这一挑战:当每一位员工每天都在“碎片化工作”时,其部门的工作效率和质量便必然会相应打折扣,而这种折扣往往是看不出来的,因为大家看起来都在努力工作,完不成工作目标只能归因于工作目标定得偏高了;长此以往,员工们的工作思维和创造能力便得不到应有的发展,而当这种情况持续时,老板和管理者很可能会认为这一切都是“正常”的。

所以,如果一家企业还在以每月为周期来管理员工的工作行为与结果,其员工“碎片化工作”的现象就必然会更加普遍和让人头疼,组织管理的效能必然会进一步地趋于低下,其员工的职业发展与回报也必然会受到相应的影响。


三、员工“碎片化工作”的应对之策


应对员工“碎片化工作”其实并不复杂,如果你公司能够按照下面介绍的方法去做,就必然会收到良好的管理效应。这个方法说起来十分简单,就是缩短管理工作周期:将以每月为周期的绩效考核,调整为以每周为周期的下属评估、激励与辅导。

先举个例子大家就会明白。一位销售岗位的员工,你要求他每月完成10万元销售目标,月底你会对他当月的业绩完成情况进行考核,并将考核结果与其薪酬中的一部分进行挂钩。理论上讲,如果你要求他完成的销售目标是他努力可以实现的,那么他大致也会认同你给他制定的目标,并且也可能会从内心里愿意努力达成目标。

然而,由于一个月有30天,你到月底才考核他,在这种管理模式下,至少在一个月的上半个月,他可能并不着急,因为“时间还早着呢”。在这种心理下,他最容易被各种碎片化信息所干扰,他的工作效率和质量也就不知不觉地被影响了,这样一来,到了月底他极有可能无法完成10万元的销售目标。

问题还在于,当一个销售团队的许多人都因为“碎片化工作”而不能达成销售目标时,老板和管理者便很可能会认为,是因为给销售人员制定的目标过高,才致使他们无法达成。

缩短员工管理周期,就可以解决这一问题。缩短管理周期的机理是这样的:如果把一位销售人员每月的销售目标分解为每周内要完成的具体工作事项、任务和目标,比如本周要拜访哪几家客户?本周要跟哪几家客户沟通什么?本周要促成哪几个订单签订?本周要收回哪几笔货款?……那么,销售人员在短期工作任务的压力下,就可能避免让自己的时间和精力被大量的碎片化信息所侵蚀。

那么,究竟应该怎么做呢?下面给大家介绍的“每周关键工作事项计划与评估表”,就可以有效地帮助老板和管理者最大化地避免员工的“碎片化工作”行为。该方法来自《3S绩效考核》一书,是我们奇榕咨询公司多年来在帮助众多的企业设计合伙人制度的过程中发明出来的。我们经过大量的实践应用后发现,任何一家公司的管理者都可以用这个工具表来管理其直接下属的工作行为。




运用这个管理工具表,应遵循以下六大原则:


01、强沟通

即本表所填写的内容,应是当事员工与其上级管理者充分沟通和相互承诺/确认的结果。


02、不偏向

任何一位员工在安排每周工作计划时,不应忽略掉本职工作范围内的任何关键工作方向(见上表第一列)。这一点,其直接上级应重点关注。因为通常情况下,大部分员工会习惯于在自己擅长或难度较小的工作领域“尽情”地表现自己,却尽可能地回避自己不擅长或难度较大的责任范围内的工作。管理者通过对上表中工作方向的控制,可以确保下属的工作不偏离公司要求的方向。


03、不漏项

是指员工在其直接上级的指导下填写本表的第二列时,不可遗漏掉任何一个工作方向下的任何一项关键工作事项。被列示的所有关键工作事项,将锚定当事员工本周的工作重点。


04、成果可衡量

是指员工在其直接上级的指导下填写本表的第三列时,一定要说明第二列中已经填写的每一关键工作事项必须取得怎样的成果,而且其承诺取得的工作成果必须是可衡量的。对于一些无法在本周内取得最终工作成果的事项,可以只承诺计划取得的阶段性成果,但绝对不可以用无法衡量的含糊语言来表述。


05、时间可控制

是指员工在其直接上级的指导下填写本表的第四列时,一定要明确填写每一关键工作事项的开始和结束时间,目的是让当事员工做到紧凑地规划自己一周的工作时间,这样做工作效率会更高。


06、有挑战

是指员工在其直接上级的指导下填写本表时,所填写的工作事项目标与计划,必须具备一定程度的挑战性。通常,在时间不够用却又要完成更多工作的情况下,其工作效率才会更高,对员工成长也才会更为有利;反之,如果员工只在充足的时间内完成有限的工作,不仅其效率不会达到最高,而且也不利于员工的学习成长(切记,优秀的员工都是被逼出来的)。有一点非常重要:当员工承诺的工作具有挑战性时,其为了兑现承诺,便会尽可能地拒绝来自外界的信息干扰,也就能够尽可能地避免“碎片化工作”。

以下是一份样例表单。它是一位采购部门的员工在其直接上级指导下所填写的每周关键工作事项计划与评估表,大家可以参考和借鉴。



重要的事情再说一遍:当员工承诺的工作具有挑战性时,其为了兑现承诺,便会尽可能地拒绝来自外界的信息干扰,也就能够尽可能地避免“碎片化工作”。

顺便建议:无论你是否采用上述管理工具来避免员工的“碎片化工作”,你公司的管理者都有必要运用“不走眼”人才测评系统中的“每周工作评估”功能,来对每一位直接下属的每周工作表现进行评估,并基于系统输出评估报告来对下属实施针对性的激励与辅导。扫描下方二维码,即可体验“每周工作评估”功能。

需要说明的是,使用上述功能,每次需要支付1元的费用。如果你公司为了省下这笔钱,你其实也可以将系统中的问卷复制下来创造性地在公司自行应用。


四、优先说服可能出现的“抵制者”


无论你公司是否采纳上述方法和工具来管理员工的“碎片化工作”行为,你都有必要注意到一点:

解决员工“碎片化工作”行为的关键,是中高层管理人员对这一问题的态度和行为。换言之,如果你的中高层管理人员跟你的想法一样,那么解决这一问题就只是一个方法问题了;如果你的中高层管理人员对这一问题的看法与你的意见相左,那么这一问题就不大可能得到解决。

出于各种原因,现实中许多公司的中高管已经习惯了“粗枝大叶式”的管理方式,因为这样更省事。让他们每周对其下属进行评估、激励与辅导,虽然在本质上对公司、对自己和对下属都有好处,但在还没有形成新的管理习惯之前,他们极有可能会抵制这么做,因为这将增加他们的管理负担,也对他们的管理意愿和能力提出了新的要求。

所以,无论你试图使用什么方法来解决员工“碎片化工作”问题,要过的第一关就是中高管的态度和行为。当然,如果你觉得所谓员工“碎片化工作”不是什么大不了的问题,那么很可能这真的就不是一个问题了。


版权所有©2007-2020 奇榕咨询 .All Right revesved  沪ICP备13003206号-2
地址:上海市浦东新区沪南路2218号BHC中环中心西楼2208室

沪公网安备 31011502003478号