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《员工“在家办公”远程管理指南》(建议收藏)

时间:2020-02-03

信大哥专栏:新冠疫情下,企业如何自保、自救和自新(四)

作者:张诗信


新冠疫情爆发以来,让员工“在家办公”的呼声高涨。在社会舆论影响及企业面临的现实困难下,让一部分员工在家办公,也就成为了企业界应对疫情的一种策略选择;可以预见,这次疫情过后,随着一部分企业在此方面的成功实践,再加上5G技术的普遍应用,员工在家办公这一工作模式,将成为一种趋势(企业做决策要有前瞻性)。

于是,一系列问题便立刻摆在了各企业面前——

哪些员工适合于在家办公?

如何给在家办公人员分配工作?

如何确保在家办公人员的工作方向正确,以及工作效率和质量?

如何形成在家办公人员的制式化远程管理模式?

……

针对这些问题,信大哥所在的专家团队基于过往的咨询服务实践经验和一定范围的调研,就企业安排部分员工在家办公所涉及的问题,进行了细致的沙盘演练式问题分析,最终形成了这份《员工“在家办公”远程管理指南》,希望它能在一定程度上启发和帮助到各企业。国家正处于危难之际,匹夫也应起而行动;信大哥所在的团队,愿意为企业界应对疫情带来的人才管理相关问题持续地尽一份心力。


《员工“在家办公”远程管理指南》


一、定义在家办公人员

并不是所有的岗位人员都适合于在家办公。企业应对在家办公人员进行整体的事前周密分析与规划,只有这样才能做到急而不乱、行而有效。

1、适合在家办公的人员

大致说来,以下岗位人员适合于在家办公:

(1)售后部门内勤岗位的客服人员

(2)销售部门客户开发和客户关系维护岗位的人员

(3)市场部门的策划、平面设计、文案、自媒体岗位人员

(4)财务部门统计、出纳、合同审核等岗位的大多数人员

(5)行政部门的项目申报、文秘、法务、采购、ERP数据维护等岗位人员

(6)人资部门的招聘、绩效、员工关系管理、培训师等岗位人员

(7)技术部门的软件工程师、设计师等可以在家办公的岗位人员

(8)项目部门的中、后台岗位人员

(9)供应部门的采购、统计、核价岗位人员

(10)一部分可以在家办公的各层级管理助理岗位人员

(部分在家办公人员因工作需要偶尔要到公司现场办公时,可以采取一定的措施来解决新冠疫情的防护问题。)

2、由谁来定义在家办公人员

一般由公司人力资源部门根据公司领导的指示,通过书面通知的方式要求各直线/职能部门提出相关申请;各直线/职能部门在收到通知后,应迅速研究并在规定时间内向公司申报;公司人力资源部门汇总各部门的申请,提供给公司领导或公司领导办公会议统一研究决定。

3、定义时需要注意的关键事项

在定义哪些人员有必要在家办公时,应充分考虑以下五个方面的问题:

(1)由于让部分员工在家办公是新生事物,大家都缺乏这方面的管理经验,需要“摸着石头过河”。因而,一部分管理人员有可能会担心管理失控,而尽量避免或减少员工在家办公,这将导致完全可以在家办公的人员却没有得到相应安排。

(2)应防止一部分不应在家办公的人员也申请在家办公,而部门管理者则出于责任心和能力等方面的原因,草率做出同意申请的决定。

(3)应防止那些价值观存在较严重缺陷,或者独立工作能力严重不足(需要他人手把手指导或时刻紧盯着才能有效工作)的人员被列入在家办公人员名单。

(4)员工在家办公会涉及办公设备和其他条件问题。当公司要求员工在家办公时,一部分员工可能会向公司提出办公家具和设备等方面的要求。

(5)一部分员工在家办公可能会涉及公司技术或商业机密外泄的风险管控问题。

(针对以上五个方面可能出现的问题,人力资源部门应有明确的主张、意见、原则和应对办法,只有这样才能帮助公司领导及时做出正确和有效的决策。)


二、统一管理规范

当一家公司存在较多的员工需要在家办公时,如何管理在家办公人员的工作心态、行为和结果,将会是一个较大的问题。

可能出现的问题有以下两个方面:

1、在家办公人员方面

包括:由于缺乏控制,他们可能利用工作时间做私活;他们的工作效率和质量可能由于缺乏监督而大打折扣;离开之前习惯的组织环境,长期在家办公,他们可能会缺少归属感。

2、在家办公人员管理方面

包括:人力资源部门不懂在家办公人员的岗位工作,因而无法从总体上监督控制;各部门管理人员由于缺少管理在家办公人员的经验,且每一位部门管理者的能力和个性均不尽相同,因而有可能出现管理真空,从而导致管理效率和质量低下,直接、间接、隐性成本较高,甚至出现管理失控;让各部门自行探索管理在家办公人员的模式、流程和办法,效率必然十分低下,且前期容易遭受挫折。

针对以上可能出现的问题,建议各企业采取统一模式的在家办公人员远程管理办法。该远程管理办法,应明确以下三个方面的内容。

1、实行统一的在家办公人员每周工作目标、计划和总结制度

建议:在家办公人员一定要做每周工作计划和总结。做每周工作计划和总结的目的是,为在家办公人员每天的工作锚定方向和范围,以便确保一周内每天工作的高效率和高质量。

2、实行统一的在家办公人员每日工作汇报与沟通机制

建议:在家办公人员最好每天都有工作计划和总结。做每日工作计划和总结的目的是,确保在家办公人员每天的工作量都是饱满的,每一项工作行为都是必要的,并确保工作行为的结果最大化。

3、实行统一的远程管理在家办公人员的两级管理模式

建议:

(1)在家办公人员所在部门的直线主管,每周和每天都有必要认真审核和指导在家办公人员的工作,审核和指导工作的依据应该是在家办公人员每周和每日的工作报表;

(2)公司或事业部/分子公司人力资源部门人员,每周都要了解各直线/职能部门管理在家办公人员的具体情况,发现问题及时指正,发现标杆及时推广,并将相关人员的管理行为和结果纳入其绩效考核条目。


三、必要的员工承诺

为确保在家办公人员的工作心态、行为和结果达到公司期望,公司有必要要求所有在家办公人员签署《在家办公承诺书》。以下是承诺书的通用模板,各企业可以参考和借鉴。

承诺书

尊敬的公司领导:

感谢公司对我的高度信任,允许我在家办公。为不辜负公司对我的信任和期待,我向公司做出以下庄严承诺:

1、我将不折不扣地遵照公司的在家办公相关管理要求,认真做好每周及每日工作计划和总结,并努力工作以确保产出最佳工作成果。

2、我将认真努力地做好每一项工作,绝对不会因为没有人在现场监督我的工作,而敷衍塞责或放松对自己的要求。

3、我保证绝对不会利用工作时间做私活,且每天的有效工作时间不低于8小时。

如果我违反以上承诺,我愿意接受公司对我的任何处罚。

承诺人:×××


四、每周工作管理

建议参考下表所示模板来管理每一位在家办公人员的工作。这个模板来自《3S绩效考核》一书,是信大哥我的公司多年来在帮助众多的企业设计合伙人制度过程中发明出来的,主要用于对公司合伙人每月和每周关键工作事项的管理(也称为“过程贡献管理”)。我们经过多年的实践应用后发现,这个工具表完全可以用于合伙人以外的其他所有员工的日常工作管理,也可以用于有效管理在家办公人员的每周工作。

每一个涉及在家办公人员的部门,都应在每周工作开始前和结束后(计划和总结同时进行),要求每一位在家办公人员填写此表。填写此表时,应遵循以下七大原则:

1、强沟通

是指本表所填写的内容,不应只是反映在家办公人员个人的想法和工作安排,而应是当事人员与其上级领导充分沟通和相互承诺/确认的结果。

2、不偏向

是指在家办公人员在安排每周工作计划时,不应忽略掉本职工作范围内的任何关键工作方向(见上表第一列)。这一点,其直接上级应重点关注。因为,通常情况下,大部分人员会习惯于在自己擅长或难度较小的工作领域“尽情”地表现自己,而尽可能地回避自己不擅长或难度较大的责任范围内的工作。管理者通过对上表中工作方向的控制,有望解决在家办公人员在这个方面可能存在的问题。

3、不漏项

是指在家办公人员在其直接上级的指导下填写本表的第二列时,不可遗漏掉任何一个工作方向下的任何一项关键工作事项。被列示的所有关键工作事项,将锚定当事工作人员本周的工作重点。

4、成果可衡量

是指在家办公人员在其直接上级的指导下填写本表的第三列时,一定要说明第二列中已经填写的每一关键工作事项必须取得怎样的成果,而且其承诺取得的工作成果必须是可衡量的。对于一些无法在本周内取得最终工作成果的事项,可以只承诺计划取得的阶段性成果,但绝对不可以用无法衡量的含糊语言来表述。

5、时间可控制

是指在家办公人员在其直接上级的指导下填写本表的第四列时,一定要明确填写每一关键工作事项的开始和结束时间,目的是让当事员工做到有效地规划自己一周的工作时间,这样做工作效率会更高。

6、有挑战

是指在家办公人员在其直接上级的指导下填写本表时,所填写的工作目标与计划,必须具备一定程度的挑战性。通常,在时间不够用却又要完成更多工作的情况下,其工作效率才会更高,对员工成长也才会更为有利;反之,如果员工只在充足的时间内完成有限的工作,不仅其效率不会达到最高,而且也不利于员工的学习成长(优秀员工都是逼出来的)。

7、弱考核

是指填写本表的目的,不是为了控制员工,而是为了帮助员工更有效地工作,并通过更有效的工作而实现更有效的成长。员工在按照既定的每周工作计划进行工作的过程中,会碰到许多事前无法预计的问题,所以在一周工作结束时,要求员工对自己一周以来的工作进行总结。这样做的主要目的是让其反思:一周以来,自己哪些方面做得较好,今后需要发扬光大;哪些方面做得不好,今后应怎样加以改进。基于考核结果对员工实施物质相关的奖励和处罚,这一目的应居于次要地位。

以下是一份样例表单。它是一位采购部门的员工在其直接上级指导下所填写的每周关键工作事项计划与评估表,大家可以参考和借鉴。(特别提示:信大哥公司的管理专家可以远程指导各企业正确有效地使用该工具表,若有需要可添加微信EVAP002,添加时请注明“在家办公指南”。)


五、每日工作管理

在有了每周工作计划和总结后,还需要每天对在家办公人员的工作行为加以管控。因为,当一位在家办公人员每周有了工作计划以后,如果不能确保其每天的工作目标、行为和方法有效,那么其便无法最大化地实现其所订立的每周工作目标;如果不对其每天的工作目标、行为和方法加以严格要求,其如果也能完成每周的工作计划,那意味着其要么是无比优秀的人才,要么其每周的工作目标定得太低。

在家办公人员应在每天下班之前,用规范的表格形式(参见下表),将当天的工作过程和结果情况以及第二天的工作计划,发送给所在部门的相关管理者。每日表格不宜设计得太过复杂,只需体现两项内容即可:一是当天完成既定工作计划的情况及其结果(如当天有计划外的临时性工作插入,也需记录在当天的工作总结中);二是次日将要完成哪些工作事项以及追求什么结果。

在家办公人员的上级主管应在第二天早晨上班后的第一时间,通过电话或微信或其他通讯工具,与在家办公人员逐一沟通(一个部门存在多位在家办公人员时,可通过集中电话会议的形式进行沟通)。在沟通(会议)前,上级管理人员应充分审阅和分析每一位在家办公人员前一天的工作内容、过程与结果,以及当天工作计划的有效性,并在沟通时对当事人员予以必要的正向或负向激励。

主管人员在审阅、分析和评价在家办公人员的每日工作总结和计划时,有以下三个要点需要密切注意。

1、发现问题

需要从下述四个方向来分析和发现问题:

(1)报表的内容、文字、格式和提交时间是否符合规范要求?

(2)是否有弄虚作假行为?

(3)是否存在目标不明、行为或方法不当、成果模糊以及效率/质量不高的问题?

(4)当天的工作计划/安排是否抓住了重点、是否有遗漏?

2、发现机会

需要从下述三个方向来分析和发现机会:

(1)是否有人创造了好的工作经验与成果,值得其他在家办公人员学习?

(2)不同的在家办公人员改进工作方法方面的机会和空间在哪里?

(3)在当事人员过去一天中工作所涉及的人和事中,以及当天工作计划中将要涉及的人和事中,是否存在可以创造更佳的部门或岗位工作成果方面的契机?

3、明确指导

是指无论是发现了问题,还是发现了机会,都应该对相关在家办公人员给予明确无误的指导,以便当事人员有意愿并有方法把工作做得更好。

(需要特别指出的是,部门管理人员在对在家办公下属每天的工作实施管控和指导时,不应只是形式化地每天早晨或晚上沟通。若有必要,工作沟通应随时进行。管理者只有对每一位在家办公下属的工作心态、行为和结果了如指掌,进而才可能对其实施有效的管理、激励和帮助。)


六、公司层面的管理控制

公司(或事业部/分子公司)的人力资源部门,应要求在家办公人员所在部门的管理者正确有效地使用前述方式,对在家办公人员的工作行为进行远程指导和管理。

为确保各部门的相关管理者有效指导和管理在家办公人员的工作行为,人力资源部门应对各相关人员具体的管理行为过程及其效果,实施必要的监督与控制。

建议人力资源部门采取以下三种方式来对各部门相关行为过程和结果实施管控。

1、采取统一的管理模式

通过采取统一的管理方式与办法,将所有部门指导和管理在家办公人员的行为过程置于人力资源部门的监管之下。

2、不定期参加部门会议

不定期参加相关直线/职能部门例行的每周和每日沟通会议,发现好的实践经验及时在全公司推广,发现问题及时批评指正或敦促解决,特别是要重点关注管理意愿与能力不足或工作权重较大的部门。

3、定期进行总结

定期对《员工“在家办公”远程管理指南》落实到位并创造了最佳实践经验的部门(人员)进行表彰,同时对表现不佳的部门管理者进行必要的警示与处罚。


七、过程中的问题分析与解决

任何管理制度或方案在落地执行的过程中,都可能会面临这样和那样的问题。发现问题后,听之任之或否定制度/方案的必要性,是一种态度和做法;发现问题后,及时和积极地想办法解决问题,则是另一种态度和做法。

建议各企业相关主体责任人采取上述第二种态度和做法来解决问题。只要采取上述第二种态度和做法,就一定能够最大程度上确保在家办公人员既能高效工作,又能获得良好成长。


(预告:“信大哥专栏”下一篇文章是《新冠疫情下,公司HR部门8项应急性工作指南》,敬请关注。)


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