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《疫情期间,公司HR部门8项应急性工作指南》

时间:2020-02-08

信大哥专栏:新冠疫情下,企业如何自保、自救和自新(五)

作者:张诗信



众所周知,几乎所有的企业都在经受新冠疫情的冲击。疫情还将持续,企业未来的经营与发展充满了巨大的不确定性。毫无疑问,被冲击的企业只有采取一系列的应对策略,才能维持生存与发展。

这次汹汹而至的灾难,把每一家公司的HR部门都推到了“如何应对疫情危机”的风口浪尖。至少从理论上讲,在此危急时刻,需要各公司的HR部门挺身而出,急公司之所急,以极大的热情和智慧来协助老板或高层制定策略,进而有效应对危机。

为了帮助各公司的HR部门厘清应对危机所涉及的工作事项,信大哥我所在的团队经过反复分析和讨论,撰写出了这份《疫情期间,公司HR部门8项应急性工作指南》。希望它能够启示和帮助到所有公司的HR部门人员。


《疫情期间,公司HR部门8项应急性工作指南》


应急性工作1:疫情防护

这方面的工作大家已经在进行。主要包括以下三个方面的内容:

1、购买防护物资。包括口罩、防护服、消毒液等。需要心灵手快、有责任心,才能及时以合适的价格买到真货,并确保及时收到。

2、人员防护。包括安排哪些人员应在何时上班,哪些人员需要在家办公,哪些人员需要经过一定时间的隔离,以及如果发现疑似感染者应如何处置,等等。

3、日常防护管理。包括出台不同工作场所下的员工防护注意事项,以及督促、检查和处罚相关的临时性规定、要求或制度。

以上方面的工作,需要公司HR部门优先操心和完成。但在危急时刻,HR部门的工作绝对不能仅限于此,更多的应急性工作正在等着HR人员来主动操心和完成。


应急性工作2:员工情绪和心态管理

具体是指以下两个方面需要加强管理。

1、情绪管理。主要是指疫情期间,一部分员工面对疫情对国家经济的冲击、对公司的冲击、对个人及其家庭的冲击,可能会出现情绪低落或消极悲观,这将对其心理健康和公司的管理构成相应影响。HR部门有必要协助公司和各部门领导,做好员工相关情绪的疏导性工作,特别是针对来自重灾区员工的情绪疏导。

2、心态管理。主要是指疫情期间,员工在开展工作的过程中,必然会碰到疫情相关的工作障碍,从而其工作的效率、质量和成本管控都会受到影响。比如:联系不上客户单位的办事人员,对方配合存在问题,某种物资不能及时到位,供应商涨价,等等。任何问题发生时,如果当事员工能够以积极的心态处理问题,就会争取到尽可能好的结果;如果当事员工以此作为不能高效、高质和低成本完成工作的理由或借口,那么企业的效率、质量和成本就会出现相应的问题。当一家公司存在较多的后一类员工时,公司就会蒙受巨大损失。

上述两个方面的问题,虽然看不见、摸不着,但却非常重要。解决这两个方面的问题,需要HR人员有足够的责任心、智慧和方法。


应急性工作3:员工在家办公

这一问题涉及以下三个方面:

1、究竟安排哪些人员在家办公。包括:在确定在家办公人员过程中要经过怎样的流程?谁是主体责任人?应该注意哪些重要事项?等等。

2、是否需要采取统一的方式来管理在家办公人员。如果是,将采取怎样的统一管控模式?如果无需采取统一的管理方式,又该如何确保在家办公人员的工作效率和质量?

3、如何做好过程管控。无论是否采取统一方式管理在家办公人员,都需要对在家办公人员的工作行为和过程进行必要的管控,并有效应对过程中可能出现的一系列问题。正确的做法是提前做好相关预案,而不是“到时候再说”。

针对以上方面,信大哥我所在团队日前撰写的《员工“在家办公”远程管理指南》已经全面回答了相关问题,并给予了详尽的方法指引。如有需要,可关注“定见未来”微信公众号查阅此文。


应急性工作4:降薪相关

如果疫情迟迟不能解除,一部分受到重大冲击的企业就将出现“入不敷出”的情况。在这种形势下,公司为了活下来,很可能会采取必要和适度的降薪举措,从而在缓解压力的同时又保留住员工。

一旦出现不得不降薪的情况,HR人员就要帮助公司决策层做好相关调研和决策支持工作,并要在事前和事后做好充分的宣传、说服和安抚工作。特别是对那些家庭生活有困难的员工,HR人员更是要予以重点关心和安抚,必要时还应建议公司对他们“特事特办”。


应急性工作5:裁员相关

裁员是一件让人痛心的事情。但如果疫情在较长时间内还无法缓解,那么企业的生存就将受到严重威胁。在这种形势下,企业采取一定的裁员举措以避免让公司死掉,也是一种不得已而为之的自救自保策略。

如果一家公司已经受到疫情的严重冲击,生存已经十分艰难,那么这家公司的HR人员就应做好相关准备工作,即准备如何协助公司老板或决策层有效裁员。涉及的问题包括:究竟应该裁哪些人?如何按照相关法律法规和公司政策给予被裁员工以相应的补偿?如何安抚被裁员工?等等。


应急性工作6:开源节流

顾名思义,这项工作包括以下两个方面的内容。

1、开源

这里所说的“开源”主要是指,HR部门应密切关注和积极利用政府出台的应对疫情的相关经济政策。包括房屋租金减免、税收减免与缓缴、社保金缓缴、信贷优惠政策,以及企业或特定员工可以享有的相关补贴政策等等。这些毫无疑问可以导致公司的利益增加,或者说可以避免公司的经济损失过大。或许,其中有些开源性工作并不在HR部门的职责范围之内,但HR部门仍然有必要及时了解相关政策信息,并推动有关部门和人员去及时利用和努力争取。

2、节流

这里所说的“节流”,主要是指疫情期间,HR部门要求各部门和全体员工如何有效地控制各项成本支出。这便涉及到:应该对哪些成本加以重点控制?如何实行相应的奖罚措施?等等。一般来说,此项工作应由HR部门会同财务和行政部门共同完成。


应急性工作7:不确定预期下的绩效管理

不得不说,这是一项非常棘手的工作,而且是HR部门无论如何都不能回避的工作。这便是:去年已经确定的年度经营目标或各部门、各岗位人员的绩效考核目标,在疫情的冲击下可能已经失效了;而且,疫情还将持续到什么时候,以及疫情对行业经济和本公司经营业绩的影响将会达到何种程度,这些问题在短期内是无法预计的。在这种情况下,如何通过有效的员工绩效管理,来保证公司在非常年份也能获得尽可能好的业绩,这一问题便一下子摆到了公司决策层、管理层和HR部门人员的面前。

对于企业文化非常好或者平时特别重视工作过程管理的公司而言,这可能不是什么大问题;但对于那些企业文化偏弱,或者此前绩效管理侧重于结果导向的公司,尤其是那些将绩效考核结果与大比例薪酬挂钩的公司来说,这个问题非同小可。因为对这样的公司来说,如果业绩目标在疫情的冲击下变得不再合理,那么公司将拿什么来促使员工努力工作、并产出最佳业绩呢?!

这个问题说来话长,信大哥我会另行专门撰写文章,来介绍相关解决问题的策略与方法。信大哥我的基本主张是,在这种情况下,企业可以通过加强各层级员工的工作过程管理,来尽可能地解决目标不确定情况下的绩效管理问题。如果你的企业正面临了这方面的问题,建议你赶紧购买一本名叫《3S绩效考核》的图书来阅读,因为信大哥我届时将要介绍的策略与方法,与这本书的内容密切相关,提前阅读将有助于快速理解和应用我所要介绍的方法和工具。


应急性工作8:危难情境下的人性洞察

这也是一项非常重要的工作。具体是指,在疫情危机期间,HR人员特别是HRD,要协助公司老板或决策层,对公司里的员工,尤其是关键岗位的员工,进行持续的观察与记录,并定期或不定期对每一位员工在公司危难时期的工作思维、心态、行为和行为结果进行评估,以便为公司未来的人才任用提供必要和关键的决策依据。

俗话说“患难之时见人心”。有些员工,平时看起来价值观和胜任力都不错,但其有可能在危难时期却缺乏大局观,或过于自私,或不能跟老板一条心,或不愿意与公司共度时艰。针对这样的员工,一定程度上对其进行一定方式的“秋后算帐”,可能是必要的。


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